Статья будет интересна Вам, если у вас есть база данных на платформе 1С/BAF, накоплен большой массив документов, все устраивает в логике работы, но не хватает удобств и функций, позволяющих оптимизировать рабочие процессы.
В таком случае можно расширить существующий функционал, не меняя основную конфигурацию.
Новая база может подключаться к рабочей базе данных и иметь доступ как на чтение, так и на создание элементов справочников и документов, регистров, получать остатки и обороты по счетам бухгалтерского учета. Имея этот доступ, новое прикладное решение мониторит желаемые ситуации в документообороте рабочей базы.
Среди наших заказчиков наиболее востребованы такие функции доработок:
- изменение состояний сделок,
- получение оплат,
- отсутствие ожидаемого действия – если в течение какого-то времени оно не отражено в рабочей базе (кто-то забыл что-то сделать),
- автоматическая генерация счетов и отправка их клиентам на электронную почту,
- мониторинг дебиторской задолженности,
- отчет еженедельно или раз в месяц по ожидаемым поступлениям по договорам, планируя таким образом финансы компании,
- автоматический отбор сделок, по которым приближается или просрочена дата оплаты с уведомлениями Клиенту,
- отбор критически больших значений сроков просрочки с формированием списка должников юристу компании или топ-менеджеру для более тесного общения,
- если существует кредиторская задолженность перед поставщиками, то можно «поручить» программе следить за сроками оплаты по договорам. Иногда предусмотрены штрафные санкции за просрочку, особенно это может быть болезненно по импортным заказам. Программа может предупреждать за несколько дней до наступления даты оплаты, чтобы было время на покупку валюты, например.
Не все люди любят и могут позволить себе целый день смотреть в экран базы данных и постоянно обновлять отчеты. Можно запрограммировать периодические автоматические действия программы, и в случае наступления определенных событий – оповещение доступными средствами, например, созданием письма на ящик электронной почты либо сообщения в телеграм-бот. Почту можно оперативно прочитать и на ноутбуке или на смартфоне вдали от офиса, а сообщения в телеграм могут приходить даже на смарт-часы.
Бот может быть создан для каждой базы/организации. Может быть один или несколько, только на оповещения или со своим уникальным набором команд, которые можно отправлять со смартфона. Команды боту будут выполнены в прикладной базе данных. Естественно, база данных должна иметь выход в интернет, и запросы к серверу телеграм должны проходить через файрволы организации.
Бот может отправлять из базы данных отчеты в виде PDF-файлов или картинки. Программное обеспечение позволяет персонифицировать каждого человека, подключенного к боту, и определять контекст доступных ему действий (команд) и получаемых им сообщений. Иными словами, сообщения от бота получают не все пользователи одинаковые, а каждый только те, которые ему адресованы. Например, менеджер сделки может получить сообщение в тот момент, когда бухгалтер проведет оплату от покупателя по этой сделке. Никто другой это сообщение не получит.
Какие типичные ситуации можно автоматизировать.
- Продолжение работы одного сотрудника иногда зависит от событий, отражаемых в документообороте другим сотрудником или вообще в другой среде, внешней по отношению к базе данных (Новая Почта, например).
- Ожидание предоплаты – факт получения денег может послужить сигналом для отгрузки заказа. Можно не проверять постоянно документы, не звонить бухгалтеру, а получить оповещение в чат бота о факте оплаты.
- Поступления заказанных товаров – можно формировать заказ покупателю или запускать процесс производства при поступлении нужного сырья или запчастей… В этом случае также можно не названивать постоянно на склад, а просто ждать, когда в смартфон придет оповещение, занимаясь при этом другими делами.
- Изменение статуса посылки на новой почте – если обнаружен статус отказа покупателя или приближение платного хранения, можно оповестить об этом менеджера.
- Выполнение любого этапа какого-либо процесса может сопровождаться сигналом начальнику подразделения.
- Либо требовать согласования с начальником – тогда этот процесс можно автоматизировать с помощью команд бота и смартфона. Так, например, документ без согласования может остаться непроведенным, либо в нем есть реквизит, который недоступен для изменений без согласования. После согласования, получения подтверждения в боте, программа может выполнить необходимые действия – изменить реквизит или провести документ. Таким образом можно автоматизировать, например, удаленное (со смартфона) согласование заявок на расход денежных средств.
Иногда типовые бухгалтерские отчеты не помогают разобраться и не отвечают на вопрос, что делать именно сейчас и с чем. Например, огромный список клиентов с дебиторской задолженностью … Что можно с ним делать?
Можно проанализировать, проставлены ли в договорах количество дней отсрочки платежей по сделкам, и вывести список тех, у кого это не заполнено – для заполнения, либо принятия автоматического значения по умолчанию. Можно придумать и разработать новый способ определения некоторых параметров взаимодействия с клиентами. Можно создать под эти новые параметры новую карточку Клиента в новой базе, не меняя старую. Можно разработать такие алгоритмы, которые будут учитывать новые параметры взаимодействия с Клиентами, внесенными в новую базу. Но даже без новых параметров можно определить, когда наступает дата оплаты по сделке в случае отсрочки платежа по договору.
Этими примерами не ограничивается фантазия и разработка новых возможностей. Суть таких разработок в том, что старая работающая база остается неизменной, не происходит вмешательство в ее логику, не нарушается привычная среда и последовательность действий. Но при этом может быть исключена некая рутина, улучшены коммуникации между сотрудниками и подразделениями.
Напишите нам, если Вас интересует подобный функционал.
