Стаття буде цікава Вам, якщо у вас є база даних на платформі 1С/BAF, накопичений великий масив документів, все влаштовує в логіці роботи, але не вистачає зручностей та функцій, що дозволяють оптимізувати робочі процеси.
У цьому випадку можна розширити існуючий функціонал, не змінюючи основну конфігурацію.
Нова база може підключатися до робочої бази даних та мати доступ як на читання, так і на створення елементів довідників та документів, регістрів, отримувати залишки та обороти за рахунками бухгалтерського обліку. Маючи цей доступ, нове прикладне рішення моніторить бажані ситуації у документообігу робочої бази. Серед наших замовників найбільш потрібні такі функції доробок
- зміна станів угод,
- отримання оплат,
- відсутність очікуваного впливу – якщо протягом якогось часу воно не відображено в робочій базі (хтось забув щось зробити),
- автоматична генерація рахунків та надсилання їх клієнтам на електронну пошту,
- моніторинг дебіторської заборгованості,
- звіт щотижня або раз на місяць за очікуваними надходженнями за договорами, таким чином плануючи фінанси компанії,
- автоматичний відбір угод, за якими наближається або прострочено дату оплати з повідомленнями Клієнту,
- відбір критично більших значень термінів прострочення із формуванням списку боржників юристу компанії чи топ-менеджеру більш тісного спілкування,
- якщо існує кредиторська заборгованість перед постачальниками, можна «доручити» програмі стежити терміни оплати за договорами. Іноді передбачені штрафні санкції за прострочення, особливо це може бути болісним за імпортними замовленнями. Програма може попереджати за кілька днів до настання дати оплати, щоб був час на купівлю валюти, наприклад.
Не всі люди люблять і можуть дозволити собі цілий день дивитися в екран бази даних та постійно оновлювати звіти. Можна запрограмувати періодичні автоматичні дії програми, і в разі настання певних подій – оповіщення доступними засобами, наприклад, створення листа на скриньку електронної пошти або повідомлення телеграм-бот. Пошту можна оперативно прочитати і на ноутбуці або смартфоні далеко від офісу, а повідомлення в телеграм можуть приходити навіть на смарт-годинник.
Бот може бути створений для кожної бази/організації. Може бути один або кілька тільки на оповіщення або зі своїм унікальним набором команд, які можна відправляти зі смартфона. Команди робота будуть виконані в прикладній базі даних. Звичайно, база даних повинна мати вихід в інтернет, і запити до сервера телеграм повинні проходити через файрволи організації.
Бот може надсилати з бази даних звіти у вигляді PDF-файлів або зображення. Програмне забезпечення дозволяє персоніфікувати кожну людину, підключену до бота, і визначати контекст доступних йому дій (команд) та отриманих нею повідомлень. Іншими словами, повідомлення від бота отримують не всі користувачі однакові, а кожен тільки ті, які адресовані йому. Наприклад, менеджер угоди може отримати повідомлення у той момент, коли бухгалтер проведе оплату від покупця за цією угодою. Ніхто інший це повідомлення не отримає.
Які типові ситуації можна автоматизувати?
- Продовження роботи одного співробітника іноді залежить від подій, які відображаються в документообігу іншим співробітником або взагалі в іншому середовищі, зовнішньому по відношенню до бази даних (Нова Пошта, наприклад).
- Очікування передоплати – факт отримання грошей може стати сигналом для відвантаження замовлення. Можна не перевіряти постійно документи, не дзвонити бухгалтеру, а отримати оповіщення в чат робота про факт оплати.
- Надходження замовлених товарів – можна формувати замовлення покупцю або запускати процес виробництва при надходженні потрібної сировини або запчастин… У цьому випадку також можна не надзвонювати постійно на склад, а просто чекати, коли смартфон прийде оповіщення, займаючись при цьому іншими справами.
- Зміна статусу посилки на новій пошті – якщо виявлено статус відмови покупця або наближення платного зберігання, можна повідомити про це менеджера.
- Виконання будь-якого етапу будь-якого процесу може супроводжуватись сигналом начальнику підрозділу.
- Або вимагати погодження з начальником – тоді цей процес можна автоматизувати за допомогою команд бота та смартфона. Так, наприклад, документ без погодження може залишитись непроведеним, або в ньому є реквізит, який недоступний для змін без погодження. Після погодження, отримання підтвердження в роботі, програма може виконати необхідні дії – змінити реквізит або провести документ. Таким чином можна автоматизувати, наприклад, віддалене (зі смартфона) погодження заявок на витрати коштів.
Іноді типові бухгалтерські звіти не допомагають розібратися та не відповідають на питання, що робити саме зараз та з чим. Наприклад, величезний список клієнтів із дебіторською заборгованістю … Що можна з ним робити?
Можна проаналізувати, чи проставлені в договорах кількість днів відстрочки платежів за угодами, і вивести список тих, у кого це не заповнено – для заповнення або прийняття автоматичного значення за замовчуванням. Можна придумати та розробити новий спосіб визначення деяких параметрів взаємодії з клієнтами. Можна створити під нові параметри нову картку Клієнта у новій базі, не змінюючи стару. Можна розробити такі алгоритми, які враховуватимуть нові параметри взаємодії з Клієнтами, внесеними до нової бази. Але навіть без нових параметрів можна визначити, коли настає дата оплати за угодою у разі відстрочення платежу за договором.
Цими прикладами не обмежується фантазія та розробка нових можливостей. Суть таких розробок у тому, що стара база, що працює, залишається незмінною, не відбувається втручання в її логіку, не порушується звичне середовище і послідовність дій. Але при цьому може бути виключена певна рутина, покращені комунікації між співробітниками та підрозділами.
Напишіть нам, якщо Вас цікавить подібний функціонал.
